Ohje leiri-ja kilpailumaksujen keräämisestä ja tilittämisestä

Seuraavat ohjeet on laadittu koskemaan seuran järjestämiä leirejä ja kilpailumatkoja. Ohjeita laadittaessa on pyritty ottamaan huomioon osallistujille, matkajärjestäjälle ja seuran kirjanpitäjälle aiheutuva työmäärä. Ohjeet on hyväksytty hallituksen kokouksessa 17.3.2014

Maksutavat osallistujille:

  • Kun maksu on 100 euroa tai vähemmän, se kerätään leirin tai matkan aikana osallistujilta käteisellä.
  • Jos edellä mainitulle matkalle osallistuu samasta perheestä useampia henkilöitä ja maksettava summa sen takia ylittää 100 euroa, maksun voi maksaa seuran päätilille yhtenä summana yhden mukana olijan viitenumeroa käyttäen ennen tapahtumaa. Tällöin osallistujalla tulee olla mukanaan päätepankista tulostettu kuitti matkanjohtajaa varten.
  • Jos maksu on yli 100 euroa, se maksetaan seuran päätilille omalla viitteellä viimeistään viikon kuluttua leirin tai matkan jälkeen.
  • Jos joku käyttää maksuunsa valmennustukeaan, siitä ilmoitetaan leirin vetäjälle tai matkanjohtajalle, joka tekee asiasta merkinnän rahastonhoitajalle annettavaan tilitykseen (urheilijan täytyy tällöin olla varma siitä, että hänellä on tukea vielä jäljellä!).

 

Maksujen tilitysohje matkanjohtajille:

  • Matkanjohtaja / leirin vetäjä toimittaa tilityksen leirin makuista ja kustannuksista rahastonhoitajalle viikon sisällä leirin tai matkan päättymisestä.
  • Tilitykseen merkitään kaikkien leirille osallistujien nimet ja heiltä kerätyt tai heidän maksettavaksi määräytyneet maksut. Myös ne osallistujat merkitään, jotka syystä tai toisesta on vapautettu maksuista.
  • Tilitykseen merkitään leirin vetäjän tai matkanjohtajan maksamista kuluista summa ja aihe (esim. iltapalatarvikkeita).
  • Tilitys lähetetään sähköpostilla rahastonhoitajalle tiedoksi ja vastaavan jaoston puheenjohtajalle hyväksyttäväksi. Tilitykseen liittyvät alkuperäiset kuitit toimitetaan rahastohoitajalle.
  • Kerätyistä rahoista vähennetään ensin leirin tai matkan käteisellä maksetut kulut. Loput tilitetään seuralle.
  • Käteisellä kerätyt rahat voi vaihtoehtoisesti
    • toimittaa Synnövelle, joka tilittää ne seuralle
    • pitää käteisenä itsellään ja siirtää vastaavan summan seuran päätilille omalla viitteellään.