Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§ ja 24§:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Päivitetty 28.1.2017

Rekisterinpitäjä

Helsingin Suunnistajat ry
PL 43
FI-00641 Helsinki

Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot

matti.kaasalainen(at)helsinginsuunnistajat.fi

Rekisterin nimi

Helsingin Suunnistajat jäsenrekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja tarvitaan seuraavien palvelujen toteuttamiseen: jäsenhallinta, laskujen ja maksujen hallinta, ilmoittautumisten hallinta, tiedotteiden hallinta, käyttöoikeuksien hallinta, läsnäoloseuranta, käyttäjätunnistus ja toiminnan tilastointi.

Tietoja säilytetään jäsenrekisterissä seuran jäsenyyden päättymiseen saakka. Tiedot poistetaan rekisteristä seuratapahtumien tilastoinnin jälkeen jäsenyyden päättymistä seuraavan kalenterivuoden tammikuussa.

Rekisterin tietokentät

Rekisteriin voidaan tallettaa rekisteröidystä seuraavia tietoja: henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelin,syntymäaika, sukupuoli, osoite, emit-kortin numero, suunnistuslisenssin numero, jäsenyyteen liittyviä tietoja, tiedot tapahtumiin osallistumisesta, tiedot laskuista ja maksusuorituksista sekä tiedot palvelun käyttöoikeuksista ja -asetuksista.

Rekisterin tietolähteet

Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tiedot.

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

Jäsenpalvelun verkkopalvelun toteuttaa myClub. myClub-palvelun (www.myclub.fi) rekisterin tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisteröidyllä henkilöllä on pääsy järjestelmään tallennettuihin omiin tietoihinsa. Lisäksi järjestelmässä voidaan määritellä käyttöoikeuksia rajaten käyttöoikeus kattamaan organisaatio-osia ja ominaisuuksia, jotka kuuluvat toimihenkilön asialliseen toimen piiriin. Tällaisia oikeuksia on pääkäyttäjä, tilinhoitaja, valmentajan ja apuvalmentajan käyttöoikeus (oma yhteisö). Lisäksi ennalta määritellyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy järjestelmään palvelun ylläpito- ja tukitoimia varten (myClub-palveluntarjoaja)

Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin tallennettu henkilö voi tarkistaa ja muokata tietojaan verkkopalvelussa.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.