Tervetuloa mukaan Iltarasteille järjestämään Suomen suurinta kuntosuunnistustapahtumaa, yhteensä 35 tapahtumaa huhti-lokakuun aikana!

 

Toimitsijana olet osa Helsingin Suunnistajien 10-15 vapaaehtoisen tiimiä, joka toimii tapahtuman pomon ohjauksessa. Tiimisi pystyttää tapahtumakeskuksen, huolehtii tapahtuman järjestelyistä ja lopuksi purkaa keskuksen.

 

 

KUINKA PÄÄSEN/PÄÄDYN TOIMITSIJAKSI?

Itsepalveluna: helmikuun aikana voit itse varata toimitsijavuorosi ja tehtäväsi täyttämällä seuran verkkosivuilta löytyvän lomakkeen.

Nimettynä: maaliskuun Rastiviesti sisältää seuran jäsenille sattumanvaraisesti jaetut vapaaksi jääneet toimitsijavuorot ja tehtävät.

 

TOIMITSIJAN PIKAOHJE (lue ainakin tämä)

  • jos sinulle nimetty vuoro ei sovi tai haluat muuttaa itse varaamasi vuoroa, tee se sopimalla vuoron vaihdosta suoraan toisen toimitsijan kanssa (maaliskuun Rastiviestistä vuorot ja yhteystiedot elokuun alkuun saakka, toukokuun Rastiviestistä loppukauden vuorot ja yhteystiedot)
  • tapahtuman pomo vahvistaa tehtäväsi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, tarvittaessa pyydä lisätietoja häneltä
  • lue tästä ohjeesta ainakin oman tehtäväsi kuvaus, huomaa muuttuneet toimintamallit tällä kaudella
  • jos toiminta Iltarasteilla ei ole sinulle tuttua, käy pari viikkoa aikaisemmin tutustumassa tapahtumaan ja tehtävääsi
  • tapahtumapäivänä ole paikalla tapahtumakeskuksessa viimeistään kello 15:30 ellet ole sopinut muuta pomon kanssa
  • tapahtuman aikana toimi pomon ohjeiden mukaan, voit poistua/lähteä metsään vasta kun pomosi antaa luvan

 

ASIAKKAAT JA ODOTUKSET

Kun valmistaudut Iltarastit-tapahtumaan, muista monipuolinen asiakaskuntamme ja erilaiset odotukset:

  • ensikertalaisia kokeilemassa suunnistusta yksin tai kaveriporukalla
  • suunnistusopetukseen osallistuvia vasta-alkajia
  • perheitä liikkumassa lasten (ja lastenvaunujen) kanssa luonnossa
  • kokeneita kuntosuunnistajia
  • kilpasuunnistajia harjoittelemassa
  • seuran jäseniä kuntosuunnistamassa, harjoittelemassa tai muuten liikkumassa omaksi ilokseen.

Iltarasteilla haluamme tarjota sekä Nuuksion kansallispuiston vaativimpia maastoja että lähiliikuntaa Helsingin liikuntapuistoissa, monipuoliset ratavaihtoehdot sekä kokeneen järjestelykoneiston ratamestareista parkkiohjaajiin. Iltarastit-laadulla tarkoitamme leppoisaa ­ja sujuvasti järjestettyä tapahtumaa kaikille kävijöille: aloittelijoille tukea ja turvallisuutta, kokeneille haasteita taitoa ja kuntoa vastaavasti.

Muista kuitenkin, että Iltarastit on talkoovoimin järjestetty kuntosuunnistustapahtuma.

 

TIIMI

Iltarastit-tapahtuman pomolla ja toimitsijoilla on omat ennakkoon jaetut tehtävät:

  • Pomo (1) vastaa tiimin ohjauksesta ja tapahtuman sujuvasta läpiviennistä. Tapahtuman aikana hän toimii yleensä opastajana.
  • Varapomo (1) hoitaa pomon tehtävät jos nimetty pomo on estynyt. Tapahtuman aikana hän on yleensä pikamyyjä tai myyjä.
  • Parkkipomo (1) vastaa parkkiohjaajien opastuksesta ja parkkipaikan sujuvasta toiminnasta.
  • Parkkiohjaaja (3-5) toimii parrkipomon opastuksessa ja ohjaa pysäköintiä tapahtumapaikan ennakkosuunnitelman mukaisesti.
  • Opastaja (2-3) ohjaa parkista tulevat osallistujat eteenpäin kartanmyyntiin. Opastaja toimii erityisesti ensikertalaisten ja aloittelijoiden tukena.
  • Myyjä (1) hoitaa kartta- ja laina-emit myynnin.
  • Kirjuri (1) hoitaa osallistujien kirjauksen tulosohjelmaan.
  • Express-myyjä (1) hoitaa ennakkoon rekisteröityneiden kävijöiden kartanmyynnin ja kirjauksen tulosohjelmaan.
  • Karttamyyjä (1-2) jakaa kartat palvelu- ja express-kaistoilta tuleville suunnistajille sekä myy kartat niille jotka eivät halua ajanottoa.
  • Lähettäjä (1) opastaa lähdössä (lähtö1) aloittelijoita.
  • Lukija (1) on maalissa ja hoitaa osallistujien emit-korttien luvun tulosohjelmaan.
  • Tulosguru (1) on varamaalissa ja hoitaa selvittelyt sekä tulosohjelmiston pystytyksen ja mahdolliset ongelmatilanteet.

 

TAPAHTUMAKESKUS

 

PARKKI

Parkkipomo vastaa parkin toiminnasta ja parkkiohjaajien opastuksesta tehtäviinsä. Parkkien toiminnasta on tulossa paikkakohtainen ohjeistus tuonnempana.

Parkkien toiminta alkaa klo 15:30 ja päättyy viimeistään lähdön sulkemisen aikoihin.

 

PAKUKUSKI

Pakukuskin tehtävänä on kuljettaa Iltarasti-tarpeistoa sisältävä pakettiauto Tikkurilassa Kuninkaalantie 6:ssa sijaitsevasta varastosta tapahtumakeskukseen niin, että se on paikalla viimeistään klo 15:30. Kuski myös ajaa auton takaisin Tikkurilan varastotilaan tapahtuman jälkeen. Siinä välissä kuski voi osallistua muihin tehtäviin ja käydä myös maastossa. Oman auton voi jättää parkkiin varastotilaan pakun paikalle sen ajaksi kun paku on poissa.

Auton avaimia voi tiedustella osoittesta henrik.tala (a) helsinginsuunnistajat.fi.

Ensikertalaiselle kuskille tiedoksi auton anatomiasta:

– Bensakone, Toyota Hiace Mauno Koiviston presidenttikaudelta.
– Kaasu pohjaan kylmänä käynnistäessä. Ellei lähde laakista, polkaise kaasu pohjaan pari kertaa käynnistyksen aikana. Iäkkään auton vaihteistoa on syytä käsitellä hellävaroen.
– Muista sytyttää ajovalot, ne eivät syty automaattisesti. Sammuta ne poistuessasi. Sammuta myös radio.
– Jos renkaisiin pitäisi lisätä ilmaa, näet ilmanpaineet kuskin oviaukon reunassa olevasta tarrasta.  Eteen on todennäköisesti ihan hyvä laittaa 10% enemmän, jotta ohjaus pysyy mahdollisimman vakaana. Kommenttien mukaan “ohjausta vaivaa hitaus ja tunnottomuus joka tapauksessa”.
– Jätä avain vastuuhenkilöille, kun menet metsään itse.
– Säilytyspaikan portti on illalla lukittu. Sisältä pääsee kyllä autolla ulos ilman koodia. Nelinumeroinen koodi on paperille kirjattuna pakun hansikaslokerossa.

 

OPASTUS

Parkin jälkeen kävijät saapuvat tapahtumakeskukseen. Opaspaalu on Iltarastien uusi maamerkki ja siitä pyritään tekemään näkyvä kiinnekohta varsinkin aloittelijoille. Opaspaalusta löytyvät kaikki ensikertalaisen tarvitsemat tiedot: tapahtumakeskuksen kartta, mallikartat, ohjeet ensikertalaiselle, hinnat, ratamestarin info sekä pelastussuunnitelma.

Opastajana toimit opaspaalun välittömässä läheisyydessä. Tehtäväsi on auttaa ja ohjata erityisesti ensikertalaisia ja aloittelijoita. Lyhyt toimintaohje on neliosainen: “LAPPU – MYYNTI – KARTTA – LÄHTÖ”.

Autat kävijää täyttämään Iltarastien ilmoittautumislapun. Lapulla pyydetyt tiedot ovat:

  • Nimi. Tarvitaan lähtölistaan (jotta tiedämme ketko ovat metsässä), tulosluetteloon sekä emit-lainaan.
  • Puhelin. Tarvitaan lähtölistaan sekä emit-lainaan.
  • Emit-numero. Tarvitaan vain jos kävijällä on oma emit. Laina-emit numero täytetään myynnissä.
  • Rata. Auta kävijää valitsemaan taito- ja kuntotasoa vastaava rata: 1.5, 3, 4, 4V, 5, 6, 7 tai 9. Opaspaalun mallikartat auttavat tarvittaessa.
  • ___ kpl kartta, aikuinen 7e. Montako karttaa tarvitaan?
  • ___ kpl kartta, alle 19v 3e. Montako karttaa junioreille?
  • ___ kpl laina-emit, 3e. Montako laina-emit-kilpailukorttia tarvitaan? Tarvittaessa kerro mikä on emit.
  • ☐ Olen Helsingin Suunnistajat jäsen. Tieto jäsenyydestä, HS:n jäsenet saavat kartan veloituksetta, emit-lainat ovat maksullisia.

Lapun täytön jälkeen ohjaa kävijä palvelumyyntiin.

Ohjaa ennakkoon rekisteröityneet vakiokävijät suoraviivaisesti “Iltarastit Express”-pikamyyntikaistalle. Pikamyyntiin vaaditaan myös tasaraha (tai HS jäsenyys). Kaikki emit-lainat hoidetaan palvelumyynnissä.

Pidä silmällä kartanpiirrossa ja muualla tapahtumakeskuksessa liikkuvia kävijöitä ja opasta heitä tarvittaessa eteenpäin.

Jos joku asiakas ei halua ajanottoa eikä emit-korttia, on hänen kuitenkin turvallisuussyistä (meiltä vaaditaan osanottajalista yhteystietoineen) täytettävä ilmoittautumislappu. Lisäksi häntä on syytä muistuttaa, että maalissa on ehdottomasti ilmoitettava, jottemme käynnistä etsintöjä hänen takiansa turhaan.

 

PALVELUMYYNTI

Palvelumyyjänä käsittelet kävijän ilmoittautumislapun ja myyt kartan ja emit-vuokran lapun mukaisesti. Sinun ei tarvitse huolehtia tulosohjelmasta, vaan apunasi on kirjuri, joka hoitaa kävijän tietojen tallennuksen. Voit keskittyä täysin kävijään sekä lapun ja maksun käsittelyyn:

  • “Hei!”
  • Pyydä ilmoittautumislappu.
  • Tarkista ensimmäisenä mahdollinen emit-laina. Ota seuraava vapaa laina-emit viereesi, kirjoita ja ympyröi sen numero lapulle.
  • Seuraavaksi laske hinta ja kerro se ääneen:
    • 7e/kartta, 3e/kartta alle 19v ja 3e/emit-laina
    • HS-jäseniltä veloitetaan vain emit-laina
  • Ota vastaan maksu, tarkista se, laske ja anna mahdollinen vaihtoraha.
    • Käteisen lisäksi maksuun kelpaavat: Smartum-liikuntaseteli (4e/5e), TYKY-kuntoseteli (4e), VIRIKE-seteli (5e)
    • Tarkista aina etuseteleiden voimassaolovuosi, arvo ja allekirjoitus.
    • Vaihtorahaa annetaan VAIN käteisestä, ei etuseteleistä.
    • Maksusopimusasiakkaiden nimi sekä yhteisön tunnus merkitään erilliseen listaan. Lista ynnä luettelo sopimusyhteisöistä ja tunnuksesta on valmiina palvelukaistalla.
  • Anna kartta ja laina-emit.
  • Ohjaa kartanpiirtoon tai suoraan lähtöviitoitukselle (valmiit kartat).
  • Anna lappu kirjurillle tallennettavaksi tulosohjelmaan.

 

PALVELUMYYNNIN KIRJAUS

Kirjurina autat palvelumyyjää hoitamalla tietojen tallennukset tulosohjelmaan myynnin jälkeen. Saat tarvittavat tiedot (kävijän nimi, emit numero ja rata) lapulta ja tallennat ne tulosohjelmaan:

  • Täytä laina-emitin numero tulosohjelmaan
  • Täydennä kävijän nimi ja rata

Tallennuksen ei tarvitse tapahtua samaan aikaan myynnin kanssa.

Ruuhka-aikana voit keskittyä emit-lainojen tallennukseen:

  • Leimaa uusi laina-emit valmiiksi tulosohjelmaan jo ennen lappua.
  • Anna leimattu laina-emit palvelumyyjälle hänen pyytäessään.
  • Täydennä kävijän nimi ja rata tulosohjelmaan kun saat lapun.
  • Leimaa seuraava laina-emit valmiiksi.

Tallenna muita lappuja aina väliin kun ehdit.

 

EXPERSS-MYYNTI

Pikamyyjänä hoidat “Iltarastit Express” -pikamyyntikaistaa. Kaistalle tulevat ovat ennakkoon rekisteröityneitä ja heillä on tasaraha (tai HS-jäsenyys) maksua varten. Kaikki emit-lainat käsitellään palvelumyynnin puolella. Luet kävijän emit-kortin, tarkistat tulosohjelman näyttämät tiedot ja annat kartan maksua vastaan.

Pikamyynnissä toimitaan hyvin suoraviivaisesti:

  • “Moi!”
  • Pyydä kävijän emit-kortti ja aseta se emit-lukijaan. Kävijä EI SAA asettaa korttia itse, jotta lukijalaite ei vahingoitu.
  • Tulosohjelma hakee kävijän tiedot rekisteristä automaattisesti. Varmista kävijän nimi sanomalle se ääneen ja kysy matka: “Pekka Virtanen, mikä matka?”. Kirjaa matka tulosohjelmaan. Mikäli tiedoissa on virhe, pyydä kävijää korjaamaan ne maalissa.
  • Varmista, että saat oikean maksun joko 7e tai 3e (alle 19v). Pikamyynnissä käsitellään vain tasaraha-maksuja joten sinun ei tarvitse antaa vaihtorahaa.
  • HS-jäseniä ei veloiteta, tunnistat heidät joko suoraan tulosohjelmasta (seura=HS) tai HS-vaatetuksesta. Jäseniä on hyvä muistuttaa: “Olethan jo varannut oman toimitsijavuorosi?”
  • Anna kartta. Jos käytössä on valmiiksi tulostetut radat, varmista että annat pyydetyn radan.
  • Ohjaa kartanpiirtoon tai suoraan lähtöviitoitukselle (valmiit kartat).

 

KARTTAMYYNTI

Karttamyyjällä on kaksi tehtävää:

  1. Jakaa kartat palvelu- ja express-kaistoilta tuleville suunnistajille.
  2. Myydä kartat niille suunnistajille, jotka haluavat lähteä maastoon ilman ajanottoa. Heiltä otetaan maksu ja heidän täyttämänsä kävijälappu. Heille annetaan kartta ja ns. narikkalappu, joka heidän tulee palauttaa maalissa. Karttamyyjän tehtävä on merkitä suunnistajalle annettavan narikkalapun numero suunnistajan täyttämään kävijälappuun. Numeron avulla pystytään varmistamaan, että kaikki suunnistajat ovat tulleet maastosta tapahtuman päätteeksi.

Karttamyyjän pöytä on sijoitettuna myyntivaunun ja kartanpiirtopöytien välille.

 

LÄHTÖ

Lähettäjänä toimit Lähtö 1:ssä (lyhyet radat). Tehtäväsi on auttaa ensikertalaisia ja aloittelijoita eteenpäin ja varmistaa että he nollavat emitin oikein (4 välähdystä). Lähdössä ei ole enää erillisiä paperilähtölistoja vaan ne on korvattu tulosohjelman sähköisellä lähtölistalla johon rekisteröidytään jo myynnissä.

Jos käytössä on kaksi lähtöä (Lähtö 2 pitkille radoille), ohjaa pitkien ratojen lähtijät eteenpäin. Lähtö 1 on aina matkan varrella Lähtöön 2, joka toimii itsepalveluna. Lähdössä on nolla-leimasinten lisäksi kyltit, joista kävijät näkevät lähdön radat.

 

MAALI

Lukijana toimit maalissa ja luet kävijän emit-kortin tiedot tulosohjelmaan sekä keräät laina-emitit pois. Kaikki muut selvittelyt ohjaat viereiseen varamaaliin. Myös MTR-väliaikatulosteen saa erikseen pyydettäessä varamaalista. Jonon välttämiseksi maalin toiminta pidetään hyvin suoraviivaisena:

  • “Terve!”
  • Pyydä kävijän emit-kortti ja aseta se emit-lukijaan. Kävijä EI SAA asettaa korttia itse, jotta lukijalaite ei vahingoitu.
  • Tulosohjelma hakee ja näyttää kävijän tiedot sekä tallentaa tuloksen automaattisesti. Kuittaa tulos kävijälle: “Pekka Virtanen, 5km, OK”
  • Tulosohjelma ilmoitaa laina-emitistä. Kuittaa laina ja ota kortti talteen.
  • Anna (oma) emit-kortti ja ohjaa kävijä eteenpäin kohti tapahtumakeskusta.
  • Ohjaa MTR-väliaikatulostukset ja kaikki muut mahdolliset selvittelyt varamaaliin. Vältä “perässäkulkemista” eli huolehdi riittävän tiukalla ohjauksella siitä, että koko jono ei seuraa varmaaliin menijän perässä, vaan jatkaa suoraan kohti tapahtumakeskusta.

 

VARAMAALI

Varamaalissa toimit tulosguruna ja hoidat MTR-väliaikatulostukset sekä muut tuloksiin liittyvät selvittelyt. Tulosguruna hoidat myös tuloslaskentaan liityvät ongelmatilanteet sekä tuloslaskennan ennakkovalmistelut, pystytyksen ja purun.

 

 

Copyright Helsingin Suunnistajat ry 2016