Tervetuloa mukaan Iltarasteille järjestämään Suomen suurinta kuntosuunnistustapahtumaa, yhteensä 35 tapahtumaa huhti-lokakuun aikana!

 

Toimitsijana olet osa Helsingin Suunnistajien noin 15 vapaaehtoisen tiimiä, joka toimii tapahtuman pomon ohjauksessa. Tiimisi pystyttää tapahtumakeskuksen, huolehtii tapahtuman järjestelyistä ja lopuksi purkaa keskuksen.

 

 

KUINKA PÄÄSEN/PÄÄDYN TOIMITSIJAKSI?

Itsepalveluna: Varaa HS jäsenpalvelusta oma toimitsijavuorosi.

Nimettynä: Iltarastien tiimi jakaa vapaaksi jääneet toimitsijavuorot ja tehtävät niille, jotka eivät ole vielä varanneet omia vuorojaan.

 

TOIMITSIJAN PIKAOHJE (lue ainakin tämä)

  • jos sinulle nimetty vuoro ei sovi tai haluat muuttaa itse varaamasi vuoroa, tee muutoksen jäsenpalvelussa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa
  • tapahtuman pomo vahvistaa tehtäväsi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, tarvittaessa pyydä lisätietoja häneltä
  • lue tästä ohjeesta ainakin oman tehtäväsi kuvaus sekä tutustu Iltarastit kävijäohjeisiin
  • jos toiminta Iltarasteilla ei ole sinulle tuttua, käy pari viikkoa aikaisemmin tutustumassa tapahtumaan ja tehtävääsi
  • tapahtumapäivänä ole paikalla tapahtumakeskuksessa viimeistään kello 15:30 ellet ole sopinut muuta pomon kanssa
  • tapahtuman aikana toimi pomon ohjeiden mukaan, voit poistua/lähteä metsään vasta kun pomosi antaa luvan

 

ASIAKKAAT JA ODOTUKSET

Kun valmistaudut Iltarastit-tapahtumaan, muista monipuolinen asiakaskuntamme ja erilaiset odotukset:

  • ensikertalaisia kokeilemassa suunnistusta yksin tai kaveriporukalla
  • suunnistusopetukseen osallistuvia vasta-alkajia
  • perheitä liikkumassa lasten (ja lastenvaunujen) kanssa luonnossa
  • kokeneita kuntosuunnistajia
  • kilpasuunnistajia harjoittelemassa
  • seuran jäseniä kuntosuunnistamassa, harjoittelemassa tai muuten liikkumassa omaksi ilokseen.

Iltarasteilla haluamme tarjota sekä Nuuksion kansallispuiston vaativimpia maastoja että lähiliikuntaa Helsingin liikuntapuistoissa, monipuoliset ratavaihtoehdot sekä kokeneen järjestelykoneiston ratamestareista parkkiohjaajiin. Iltarastit-laadulla tarkoitamme leppoisaa ­ja sujuvasti järjestettyä tapahtumaa kaikille kävijöille: aloittelijoille tukea ja turvallisuutta, kokeneille haasteita taitoa ja kuntoa vastaavasti.

Muista kuitenkin, että Iltarastit on talkoovoimin järjestetty kuntosuunnistustapahtuma.

 

TIIMI

Iltarastit-tapahtuman pomolla ja toimitsijoilla on omat ennakkoon jaetut tehtävät:

  • Pomo (1) vastaa tiimin ohjauksesta ja tapahtuman sujuvasta läpiviennistä. Tapahtuman aikana hän toimii yleensä opastajana.
  • Varapomo (1) hoitaa pomon tehtävät, jos nimetty pomo on estynyt. Tapahtuman aikana hän on yleensä pikamyyjä tai myyjä.
  • Parkkipomo (1) vastaa parkkiohjaajien opastuksesta ja parkkipaikan sujuvasta toiminnasta.
  • Parkkiohjaaja (3-5) toimii parkkipomon opastuksessa ja ohjaa pysäköintiä tapahtumapaikan ennakkosuunnitelman mukaisesti.
  • Opastaja (2-3) ohjaa parkista tulevat osallistujat eteenpäin kartanmyyntiin. Opastaja toimii erityisesti ensikertalaisten ja aloittelijoiden tukena.
  • Myyjä (2) hoitaa kartta- ja laina-emit myynnin ja kirjauksen tulosohjelmaan.
  • Express-myyjä (1) hoitaa ennakkoon rekisteröityneiden kävijöiden kartanmyynnin ja kirjauksen tulosohjelmaan.
  • Karttamyyjä (1-2) jakaa kartat palvelu- ja express-kaistoilta tuleville suunnistajille sekä myy kartat niille jotka eivät halua ajanottoa.
  • Lähettäjä (1) opastaa lähdössä (lähtö1) aloittelijoita.
  • Lukija (1) on maalissa ja hoitaa osallistujien emit-korttien luvun tulosohjelmaan.
  • Tulosguru (1) hoitaa tulosohjelmiston pystytyksen ja mahdolliset ongelmatilanteet.

 

PARKKI

Parkkipomo vastaa parkin toiminnasta ja parkkiohjaajien opastuksesta tehtäviinsä.

Parkin toiminta alkaa klo 15:30 ja päättyy viimeistään lähdön sulkemisen aikoihin.

 

PAKUKUSKI

Pakukuskin tehtävänä on kuljettaa Iltarasti-tarpeistoa sisältävä pakettiauto seuran varastosta tapahtumakeskukseen niin, että se on paikalla viimeistään klo 15:30. Kuski myös ajaa auton takaisin varastolle tapahtuman jälkeen. Siinä välissä kuski voi osallistua muihin tehtäviin ja käydä myös maastossa. Oman auton voi jättää parkkiin varastolle pakun paikalle sen ajaksi, kun paku on poissa.

Auton avaimia voi tiedustella osoitteesta if.ta1529838046jatsi1529838046nnuus1529838046nigni1529838046sleh@1529838046ohav.1529838046akkii1529838046relli1529838046h1529838046.

Ensikertalaiselle kuskille tiedoksi auton anatomiasta:
  • Bensakone, Toyota Hiace Mauno Koiviston presidenttikaudelta.
  • Kaasu pohjaan kylmänä käynnistäessä. Ellei lähde laakista, polkaise kaasu pohjaan pari kertaa käynnistyksen aikana. Iäkkään auton vaihteistoa on syytä käsitellä hellävaroen.
  • Muista sytyttää ajovalot, ne eivät syty automaattisesti. Sammuta ne poistuessasi. Sammuta myös radio.
  • Jos renkaisiin pitäisi lisätä ilmaa, näet ilmanpaineet kuskin oviaukon reunassa olevasta tarrasta. Eteen on todennäköisesti ihan hyvä laittaa 10% enemmän, jotta ohjaus pysyy mahdollisimman vakaana. Kommenttien mukaan “ohjausta vaivaa hitaus ja tunnottomuus joka tapauksessa”.
  • Jätä avain vastuuhenkilöille, kun menet metsään itse.

 

OPASTUS

Parkin jälkeen kävijät saapuvat tapahtumakeskukseen. Opaspaalu on Iltarastien maamerkki ja siitä pyritään tekemään näkyvä kiinnekohta varsinkin aloittelijoille. Opaspaalusta löytyvät kaikki ensikertalaisen tarvitsemat tiedot: kaistaopastus, mallikartat, ohjeet ensikertalaiselle ja hinnat.

Opastajana toimit opaspaalun välittömässä läheisyydessä. Tehtäväsi on auttaa ja ohjata erityisesti ensikertalaisia ja aloittelijoita. Lyhyt toimintaohje on neliosainen: “LAPPU – MYYNTI – KARTTA – LÄHTÖ”.

Autat kävijää täyttämään Iltarastien kävijälapun. Lapulla pyydetyt tiedot ovat:

  • Nimi. Tarvitaan lähtölistaan (jotta tiedämme ketkä ovat metsässä), tulosluetteloon sekä emit-lainaan.
  • Puhelin. Tarvitaan lähtölistaan sekä emit-lainaan.
  • Emit-numero. Tarvitaan vain jos kävijällä on oma emit.
  • kartta, aikuinen 8e
  • kartta, alle 19v 3e
  • laina-emit, 2e. Tarvittaessa kerro mikä on emit.
  • HS-jäsen (kartta jäsenetuna, laina-emit maksullinen)

Lapun täytön jälkeen ohjaa kävijä palvelukaistalle tai ilman ajanottoa (vain kartta, ei emit-lainaa) kulkevat suoraan karttamyyntiin karttapöydälle. Jos joku asiakas ei halua ajanottoa eikä emit-korttia, on hänen kuitenkin turvallisuussyistä (meiltä vaaditaan osanottajalista yhteystietoineen) täytettävä ilmoittautumislappu. Lisäksi häntä on syytä muistuttaa, että maalissa on ehdottomasti ilmoitettava, jottemme käynnistä etsintöjä hänen takiansa turhaan.

Ohjaa Iltarastit Express -palveluun liittyneet vakiokävijät suoraviivaisesti Express-pikamyyntikaistalle. Emit-lainat hoidetaan palvelumyynnissä.

 

PALVELUMYYNTI

Palvelukaistan myyjiä on yleensä kaksi ja molemmat toimivat itsenäisesti samassa tehtävässä. Palvelumyyjänä käsittelet kävijän kävijälapun, myyt kartan ja emit-vuokran lapun mukaisesti ja kirjaat tiedot tulosohjelmaan.

Myynnissä ei yleensä ole aikaa kävijän opastukseen, tarvittaessa ohjaa kävijä opaspaalulle tai karttapöydälle saamaan lisäohjeita. Karttamuovit, lainakompassit sekä auton avainten säilytys löytyy kartanjakopisteestä. Reput ja muut varusteet voi jättää säilytykseen vaunun ulkopuolelle.

  • Ota kävijälappu.
    • Jos kävijällä ei ole omaa emit-korttia eikä hän halua laina-emitiä (ajanottoa), ohjaa hänet suoraan karttamyyntiin kävijälapun kanssa.
  • Jos kävijällä on oma emit, laita se emit-lukijaan.
    • Tulosohjelma näyttää, jos kävijällä on sarjalippu, yrityksen maksusopimus tai HS jäsenyys.
  • Laske hinta ja kerro se ääneen:
    • 8e/kartta, 3e/kartta alle 19v ja 2e/emit-laina
    • HS-jäseniltä veloitetaan vain emit-laina
  • Ota vastaan maksu, tarkista se, laske ja anna mahdollinen vaihtoraha.
    • Käteisen lisäksi maksuun kelpaavat erilaiset liikuntasetelit (katso maksutavat)
    • Tarkista aina liikuntaseteleiden voimassaolovuosi, arvo ja allekirjoitus.
    • Liikuntaseteleillä voi maksaa myös mobiili- ja verkkomaksuna. Tarkista maksun summa, saaja (HS) ja päiväys kuitista (kännykkä tai printti).
    • Vaihtorahaa annetaan VAIN käteisestä, ei etuseteleistä.
  • Tallenna kävijän tiedot tulosohjelmaan:
    • Laita (kävijän oma tai) laina-emit lukijaan.
    • Täydennä kävijän nimi (sukunimi etunimi) lapulta
    • Tarvittaessa kirjaa selvitystä vaativat asiat kohtaan “Lisätiedot”, nämä käydään läpi erikseen tapahtuman jälkeen.
    • Paina “Rekisteröi”-nappia (ctrl-S)
  • Anna emit ja ohjaa kävijä kartanjakoon.

Tulosohjelmaan tallennettu nimitieto säilyy vain tapahtuman ajan. Pysyvät muutokset kävijätietoihin tehdään Iltarastit Express -palvelun netissä.

 

EXPRESS-MYYNTI

Pikamyyjänä hoidat “Iltarastit Express” -pikamyyntikaistaa: tarkistat kävijän tiedot, käsittelet maksun ja samalla tallennat tiedot tulosohjelmaan.

Kaistalle tulevat ovat liittyneet netissä Iltarastit Express -palveluun ja heidän tietonsa löytyvät valmiina tulosohjelmasta (kävijälappuja ei täytetä). Express-kävijöillä on usein myös maksu valmiiksi hoidettuna (sarjalippu, yrityksen maksusopimus tai HS jäsenyys). Yrityssopimusten ja sarjalippujen emit-lainat hoidetaan pikamyynnissä, muut emit-lainat käsitellään palvelumyynnin puolella.

Pikamyynnissä toimitaan hyvin suoraviivaisesti:

  • Pyydä kävijän emit-kortti ja aseta se emit-lukijaan.
  • Tulosohjelma hakee kävijän tiedot rekisteristä automaattisesti. Varmista kävijän nimi ja tarvittaessa korjaa se (sukunimi etunimi).
  • Varmista, että saat oikean maksun joko 8e tai 3e (alle 19v), (katso maksutavat).
    • Tarkista aina liikuntaseteleiden voimassaolovuosi, arvo ja allekirjoitus.
    • Liikuntaseteleillä voi maksaa myös mobiili- ja verkkomaksuna. Tarkista maksun summa, saaja (HS) ja päiväys kuitista (kännykkä tai printti).
    • Vaihtorahaa annetaan VAIN käteisestä, ei etuseteleistä.
  • Tarvittaessa kirjaa selvitystä vaativat asiat kohtaan “Lisätiedot”, nämä käydään läpi erikseen tapahtuman jälkeen.
  • Tallenna kävijä tulosohjelmaan painamalla “Rekisteröi”-nappia (ctrl-S)
  • Ohjaa kartanjakoon.

Jos kävijällä on sarjalippu tai yrityssopimus, mutta ei omaa emittiä, löydät hänet tulosohjelman osallistujalistasta pyyhkäisemällä sormella ruudun keskeltä alaspäin. Valitse nimi listasta ja laita laina-emit lukijaan. Muuten toimi yllä olevien ohjeiden mukaan.

Iltarastit Express -palvelu tunnistaa etukäteismaksut automaattisesti. Ennakkomaksu näkyy tulosohjelmassa vihreällä “Maksettu”-tekstillä ja sen perässä on tieto maksusta:

  • “(SALDO = käynnit X/Y)”: kävijälle on Express -sarjalippu, ei käteismaksua, näyttää myös aikaisempien käyntien määrän X / maksettujen käyntien määrän Y.
  • “(SOPIMUS – yritys)”: kävijällä on Iltarastit Yrityksille -palvelu, käynnit ja emit-lainat laskutetaan erikseen
  • “(HS jäsen)”: kävijä on seuran jäsen, ei maksua
  • “(HS – toimitsija?)”: kävijä on seuran jäsen mutta ei ole vielä varannut IR toimitsijavuoroa, anna muistutuslappu, ei maksua

Jos tulosohjelman “Lisätiedot”-kohdassa lukee “Ei rekisterissä”, kävijän emit-korttia ei ole rekisteröity Express -palveluun. Käsittele maksu, kirjaa nimi ja pyydä täyttämään kävijälappu (nimi + puhelinnumero). Tarvittaessa kirjaa selvitystä vaativat asiat kohtaan “Lisätiedot”, nämä käydään läpi erikseen tapahtuman jälkeen.

“Lisätiedot”-kohdassa voi näkyä myös huomautuksia, kuten “Vanhat käynnit täynnä” (edellisen vuoden sarjalipun käynnit) tai “Käynnit täynnä” (Saldo30 sarjalipun korotus Saldo50). Nämä huomautukset ovat ehdotuksia, maksua ei vaadita.

Tulosohjelmaan muutettu nimitieto säilyy vain tapahtuman ajan. Pysyvät muutokset tehdään Iltarastit Express -palvelun netissä.

 

KARTTAMYYNTI

Karttamyyjällä on kaksi tehtävää:

  1. Jakaa kartat palvelu- ja express-kaistoilta tuleville suunnistajille.
  2. Myydä kartat niille kävijöille, jotka haluavat lähteä maastoon ilman ajanottoa:
  • Ota maksu ja kävijälappu.
  • Anna kartta ja ns. narikkalappu, joka tulee palauttaa maalissa.
  • Merkitse narikkalapun numero suunnistajan kävijälappuun. Numeron avulla pystymme varmistamaan, että kaikki suunnistajat ovat tulleet maastosta tapahtuman päätteeksi.

Karttamyyjän pöytä on sijoitettu myyntivaunun ja kartanpiirtopöytien välille.

 

LÄHTÖ

Lähettäjänä toimit Lähtö 1:ssä (lyhyet radat). Tehtäväsi on auttaa ensikertalaisia ja aloittelijoita eteenpäin ja varmistaa että he nollaavat emitin oikein (4 välähdystä). Lähdössä ei ole erillisiä paperilähtölistoja vaan sähköinen lähtölista syntyy myynnissä.

Jos käytössä on kaksi lähtöä (Lähtö 2 pitkille radoille), ohjaa pitkien ratojen lähtijät eteenpäin. Lähtö 1 on aina matkan varrella Lähtöön 2, joka toimii itsepalveluna. Lähdössä on nolla-leimasinten lisäksi kyltit, joista kävijät näkevät lähdön radat.

 

MAALI

Lukijana toimit maalissa ja luet kävijän emit-kortin tiedot tulosohjelmaan sekä keräät laina-emitit pois. Jonon välttämiseksi maalin toiminta pidetään hyvin suoraviivaisena:

  • Pyydä kävijän emit-kortti ja aseta se emit-lukijaan.
  • Tulosohjelma hakee ja näyttää kävijän tiedot, radan ja tuloksen. Kuittaa hyväksytty tulos kävijälle: “Pekka, 58min, OK”
  • Tulosohjelma ilmoittaa laina-emitistä. Ota kortti talteen.
  • Tallenna tulos painamalla “Hyväksytty” (ctrl-S).

Virheellisen tuloksen kohdalla näet tekstin “Hylkäysesitys” sekä puuttuvan/väärän rastin numeron:

  • Jos sinulla on aikaa, kerro puuttuvan/väärän rastin tiedot. Lisätietoja saat painamalla “Näytä tilanne rasteilla”.
  • Tallenna tulos painamalla “Hylätty” (tai “Keskeytti” tai “Ei aikaa”) kahdesti.

Hylkäysten tutkimiseen ja merkintään ei yleensä riitä aikaa. Osa puuttuvista leimoista syntyy emit-leimausjärjestelmän virheiden vuoksi ja silloin tuloksen voi hyväksyä.

Tulokset ja väliajat ovat nähtävissä välittömästi verkkopalvelussa online.helsinginsuunnistajat.fi. Nuuksion tapahtumissa tuloksiin tulee myös linkki reittihärveliin myöhemmin illalla. MTR-tulosteita ei käytetä.

Maali sulkeutuu ja ajanotto päättyy 20:15 ellei ole eritystä syytä pidentää aukioloa pitkien siirtymien tms. vuoksi. Viimeistään maalin sulkeutusessa:

  • tarkistetaan metsässä olevien lista ja emit-lainat tulosohjelmasta
  • tarkistetaan ilman aikaa -kävijälaput ja niitä vastaavat palautuneet narikkalaput
  • soitetaan tai raportoidaan metsässä olevat ja tiedossa olevat puhelinnumerot (express-kävijät) pomolle soittoja varten
  • puretaan maalin kalusto

 

Päivitetty 24.6.2018

Copyright Helsingin Suunnistajat ry 2016-18