Tervetuloa mukaan Iltarasteille järjestämään Suomen suurinta kuntosuunnistustapahtumaa, yhteensä 35 tapahtumaa huhti-lokakuun aikana!

 

Toimitsijana olet osa Helsingin Suunnistajien 10-15 vapaaehtoisen tiimiä, joka toimii tapahtuman pomon ohjauksessa. Tiimisi pystyttää tapahtumakeskuksen, huolehtii tapahtuman järjestelyistä ja lopuksi purkaa keskuksen.

 

 

KUINKA PÄÄSEN/PÄÄDYN TOIMITSIJAKSI?

Itsepalveluna: Varaa HS jäsenpalvelusta oma toimitsijavuorosi.

Nimettynä: Iltarastien tiimi jakaa vapaaksi jääneet toimitsijavuorot ja tehtävät niille, jotka eivät ole vielä varanneet omia vuorojaan.

 

TOIMITSIJAN PIKAOHJE (lue ainakin tämä)

  • jos sinulle nimetty vuoro ei sovi tai haluat muuttaa itse varaamasi vuoroa, tee muutoksen jäsenpalvelussa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa
  • tapahtuman pomo vahvistaa tehtäväsi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, tarvittaessa pyydä lisätietoja häneltä
  • lue tästä ohjeesta ainakin oman tehtäväsi kuvaus sekä tutustu Iltarastit kävijäohjeisiin
  • jos toiminta Iltarasteilla ei ole sinulle tuttua, käy pari viikkoa aikaisemmin tutustumassa tapahtumaan ja tehtävääsi
  • tapahtumapäivänä ole paikalla tapahtumakeskuksessa viimeistään kello 15:30 ellet ole sopinut muuta pomon kanssa
  • tapahtuman aikana toimi pomon ohjeiden mukaan, voit poistua/lähteä metsään vasta kun pomosi antaa luvan

 

ASIAKKAAT JA ODOTUKSET

Kun valmistaudut Iltarastit-tapahtumaan, muista monipuolinen asiakaskuntamme ja erilaiset odotukset:

  • ensikertalaisia kokeilemassa suunnistusta yksin tai kaveriporukalla
  • suunnistusopetukseen osallistuvia vasta-alkajia
  • perheitä liikkumassa lasten (ja lastenvaunujen) kanssa luonnossa
  • kokeneita kuntosuunnistajia
  • kilpasuunnistajia harjoittelemassa
  • seuran jäseniä kuntosuunnistamassa, harjoittelemassa tai muuten liikkumassa omaksi ilokseen.

Iltarasteilla haluamme tarjota sekä Nuuksion kansallispuiston vaativimpia maastoja että lähiliikuntaa Helsingin liikuntapuistoissa, monipuoliset ratavaihtoehdot sekä kokeneen järjestelykoneiston ratamestareista parkkiohjaajiin. Iltarastit-laadulla tarkoitamme leppoisaa ­ja sujuvasti järjestettyä tapahtumaa kaikille kävijöille: aloittelijoille tukea ja turvallisuutta, kokeneille haasteita taitoa ja kuntoa vastaavasti.

Muista kuitenkin, että Iltarastit on talkoovoimin järjestetty kuntosuunnistustapahtuma.

 

TIIMI

Iltarastit-tapahtuman pomolla ja toimitsijoilla on omat ennakkoon jaetut tehtävät:

  • Pomo (1) vastaa tiimin ohjauksesta ja tapahtuman sujuvasta läpiviennistä. Tapahtuman aikana hän toimii yleensä opastajana.
  • Varapomo (1) hoitaa pomon tehtävät jos nimetty pomo on estynyt. Tapahtuman aikana hän on yleensä pikamyyjä tai myyjä.
  • Parkkipomo (1) vastaa parkkiohjaajien opastuksesta ja parkkipaikan sujuvasta toiminnasta.
  • Parkkiohjaaja (3-5) toimii parrkipomon opastuksessa ja ohjaa pysäköintiä tapahtumapaikan ennakkosuunnitelman mukaisesti.
  • Opastaja (2-3) ohjaa parkista tulevat osallistujat eteenpäin kartanmyyntiin. Opastaja toimii erityisesti ensikertalaisten ja aloittelijoiden tukena.
  • Myyjä (1) hoitaa kartta- ja laina-emit myynnin.
  • Kirjuri (1) hoitaa osallistujien kirjauksen tulosohjelmaan.
  • Express-myyjä (1) hoitaa ennakkoon rekisteröityneiden kävijöiden kartanmyynnin ja kirjauksen tulosohjelmaan.
  • Karttamyyjä (1-2) jakaa kartat palvelu- ja express-kaistoilta tuleville suunnistajille sekä myy kartat niille jotka eivät halua ajanottoa.
  • Lähettäjä (1) opastaa lähdössä (lähtö1) aloittelijoita.
  • Lukija (1) on maalissa ja hoitaa osallistujien emit-korttien luvun tulosohjelmaan.
  • Tulosguru (1) hoitaa tulosohjelmiston pystytyksen ja mahdolliset ongelmatilanteet.

 

PARKKI

Parkkipomo vastaa parkin toiminnasta ja parkkiohjaajien opastuksesta tehtäviinsä. Parkkien toiminnasta on tulossa paikkakohtainen ohjeistus tuonnempana.

Parkkien toiminta alkaa klo 15:30 ja päättyy viimeistään lähdön sulkemisen aikoihin.

 

PAKUKUSKI

Pakukuskin tehtävänä on kuljettaa Iltarasti-tarpeistoa sisältävä pakettiauto seuran varastosta tapahtumakeskukseen niin, että se on paikalla viimeistään klo 15:30. Kuski myös ajaa auton takaisin varastotilaan tapahtuman jälkeen. Siinä välissä kuski voi osallistua muihin tehtäviin ja käydä myös maastossa. Oman auton voi jättää parkkiin varastotilaan pakun paikalle sen ajaksi kun paku on poissa.

Auton avaimia voi tiedustella osoittesta if.ta1498596453jatsi1498596453nnuus1498596453nigni1498596453sleh@1498596453ohav.1498596453akkii1498596453relli1498596453h1498596453.

Ensikertalaiselle kuskille tiedoksi auton anatomiasta:

– Bensakone, Toyota Hiace Mauno Koiviston presidenttikaudelta.
– Kaasu pohjaan kylmänä käynnistäessä. Ellei lähde laakista, polkaise kaasu pohjaan pari kertaa käynnistyksen aikana. Iäkkään auton vaihteistoa on syytä käsitellä hellävaroen.
– Muista sytyttää ajovalot, ne eivät syty automaattisesti. Sammuta ne poistuessasi. Sammuta myös radio.
– Jos renkaisiin pitäisi lisätä ilmaa, näet ilmanpaineet kuskin oviaukon reunassa olevasta tarrasta.  Eteen on todennäköisesti ihan hyvä laittaa 10% enemmän, jotta ohjaus pysyy mahdollisimman vakaana. Kommenttien mukaan “ohjausta vaivaa hitaus ja tunnottomuus joka tapauksessa”.
– Jätä avain vastuuhenkilöille, kun menet metsään itse.

 

OPASTUS

Parkin jälkeen kävijät saapuvat tapahtumakeskukseen. Opaspaalu on Iltarastien uusi maamerkki ja siitä pyritään tekemään näkyvä kiinnekohta varsinkin aloittelijoille. Opaspaalusta löytyvät kaikki ensikertalaisen tarvitsemat tiedot: tapahtumakeskuksen kartta, mallikartat, ohjeet ensikertalaiselle, hinnat, ratamestarin info sekä pelastussuunnitelma.

Opastajana toimit opaspaalun välittömässä läheisyydessä. Tehtäväsi on auttaa ja ohjata erityisesti ensikertalaisia ja aloittelijoita. Lyhyt toimintaohje on neliosainen: “LAPPU – MYYNTI – KARTTA – LÄHTÖ”.

Autat kävijää täyttämään Iltarastien kävijälapun. Lapulla pyydetyt tiedot ovat:

  • Nimi. Tarvitaan lähtölistaan (jotta tiedämme ketko ovat metsässä), tulosluetteloon sekä emit-lainaan.
  • Puhelin. Tarvitaan lähtölistaan sekä emit-lainaan.
  • Emit-numero. Tarvitaan vain jos kävijällä on oma emit.
  • kartta, aikuinen 8e
  • kartta, alle 19v 3e
  • laina-emit, 2e. Tarvittaessa kerro mikä on emit.
  • HS-jäsen (kartta jäsenetuna, laina-emit maksullinen)

Lapun täytön jälkeen ohjaa kävijä palvelumyyntiin tai ilman ajanottoa (vain kartta, ei emit-lainaa) kulkevat suoraan karttamyyntiin. Jos joku asiakas ei halua ajanottoa eikä emit-korttia, on hänen kuitenkin turvallisuussyistä (meiltä vaaditaan osanottajalista yhteystietoineen) täytettävä ilmoittautumislappu. Lisäksi häntä on syytä muistuttaa, että maalissa on ehdottomasti ilmoitettava, jottemme käynnistä etsintöjä hänen takiansa turhaan.

Ohjaa ennakkoon Iltarastit Express -palveluun rekisteröityneet vakiokävijät suoraviivaisesti Express-pikamyyntikaistalle. Pikamyyntiin vaaditaan myös tasaraha (tai HS jäsenyys). Kaikki emit-lainat hoidetaan palvelumyynnissä.

 

PALVELUMYYNTI

Palvelumyyjänä käsittelet kävijän kävijälapun ja myyt kartan ja emit-vuokran lapun mukaisesti.Jäs kävijällä ei ole omaa emit-korttia eikä hän halua laina-emitiä (ajanottoa), ohjaa hänet suoraan karttamyyntiin kävijälapun kanssa.

Sinun ei tarvitse huolehtia tulosohjelmasta, vaan apunasi on kirjuri, joka hoitaa kävijän tietojen tallennuksen. Voit keskittyä täysin kävijään sekä lapun ja maksun käsittelyyn:

  • Pyydä kävijälappu. Kävijälappua ei tarvita jos kävijä on rekisteröitynyt Iltarastit Express-palveluun.
  • Laske hinta ja kerro se ääneen:
    • 8e/kartta, 3e/kartta alle 19v ja 2e/emit-laina
    • HS-jäseniltä veloitetaan vain emit-laina
  • Ota vastaan maksu, tarkista se, laske ja anna mahdollinen vaihtoraha.
    • Käteisen lisäksi maksuun kelpaavat erilaiset liikuntasetelist (katso maksutavat)
    • Tarkista aina liikuntaseteleiden voimassaolovuosi, arvo ja allekirjoitus.
    • Liikuntaseteleillä voi maksaa myös mobiili- ja verkkomaksuna. Tarkista maksun summa, saaja (HS) ja päiväys kuitista (kännykkä tai printti).
    • Vaihtorahaa annetaan VAIN käteisestä, ei etuseteleistä.
    • Maksusopimusasiakkaiden nimi sekä yhteisön tunnus merkitään erilliseen listaan.
  • Anna lappu kirjurillle tallennettavaksi tulosohjelmaan.

 

PALVELUMYYNNIN KIRJAUS

Kirjurina autat palvelumyyjää hoitamalla tietojen tallennukset tulosohjelmaan myynnin jälkeen. Tallenna kävijän emit-numero ja nimi tulosohjelmaan:

  • Lue kävijän oma emit tai laina-emit tulosohjelman emit-lukijalla.
  • Täydennä kävijän nimi (sukunimi etunimi) lapulta
  • Paina “Lisää”-nappia. Jos ohjelma kysyy “Tallennetaakon kävijätiedot….” vastaa Ei.
  • Ohjaa karttajakoon.

Tulosohjelmaan tallennettu tieto säilyy vain tapahtuman ajan. Pysyvät muutokset tehdään Iltarastit Express -palvelun netissä.

 

EXPERSS-MYYNTI

Pikamyyjänä hoidat “Iltarastit Express” -pikamyyntikaistaa. Kaistalle tulevat ovat ennakkoon rekisteröityneitä ja heillä on tasaraha maksua varten (tai muu ennakkomaksuj. Kaikki emit-lainat käsitellään palvelumyynnin puolella. Luet kävijän emit-kortin, tarkistat tulosohjelman näyttämät tiedot ja annat kartan maksua vastaan.

Pikamyynnissä toimitaan hyvin suoraviivaisesti:

  • Pyydä kävijän emit-kortti ja aseta se emit-lukijaan.
  • Tulosohjelma hakee kävijän tiedot rekisteristä automaattisesti. Varmista kävijän nimi ja tarvittaessa korjaa se (sukunimi etunimi).
  • Varmista, että saat oikean maksun joko 8e tai 3e (alle 19v), (katso maksutavat).
    • Tarkista aina liikuntaseteleiden voimassaolovuosi, arvo ja allekirjoitus.
    • Liikuntaseteleillä voi maksaa myös mobiili- ja verkkomaksuna. Tarkista maksun summa, saaja (HS) ja päiväys kuitista (kännykkä tai printti).
    • Vaihtorahaa annetaan VAIN käteisestä, ei etuseteleistä.
  • Tallenna kävijä tulosohjelmaan painamalla “Lisää”
  • Ohjaa karttajakoon.

Iltarastit Express -palvelu tunnistaa etukäteismaksut automaattisesti. Tulosohjelman “seura” kentässä näet seuraavat koodit:

  • “x”: kävijän emit ja yhteystiedot on rekisteröity Express-palveluun, maksu normaalisti
  • “OK (sarja)”: kävijälle on Express -sarjalippu, ei käteismaksua
  • “OK (sopimus)”: kävijällä on Iltarastit Yrityksille -palvelu, ei käteismaksua
  • “OK (HS)”: kävijä on seuran jäsen, ei maksua
  • “HS – toimitsija?”: kävijä on seuran jäsen mutta ei ole vielä varannut IR toimitsijavuoroa, anna muistutuslappu, ei maksua

Jos “seura”-tieto on tyhjä, kävijän emit-korttia ei ole rekisteröity Express -palveluun. Käsittele maksu, kirjaa nimi ja pyydä täyttämään kävijälappu (nimi + puhelinnumero). Tulosohjelmaan tallennettu tieto säilyy vain tapahtuman ajan. Pysyvät muutokset tehdään Iltarastit Express -palvelun netissä.

 

KARTTAMYYNTI

Karttamyyjällä on kaksi tehtävää:

  1. Jakaa kartat palvelu- ja express-kaistoilta tuleville suunnistajille.
  2. Myydä kartat niille suunnistajille, jotka haluavat lähteä maastoon ilman ajanottoa. Heiltä otetaan maksu ja heidän täyttämänsä kävijälappu. Heille annetaan kartta ja ns. narikkalappu, joka heidän tulee palauttaa maalissa. Karttamyyjän tehtävä on merkitä suunnistajalle annettavan narikkalapun numero suunnistajan täyttämään kävijälappuun. Numeron avulla pystytään varmistamaan, että kaikki suunnistajat ovat tulleet maastosta tapahtuman päätteeksi.

Karttamyyjän pöytä on sijoitettu myyntivaunun ja kartanpiirtopöytien välille.

 

LÄHTÖ

Lähettäjänä toimit Lähtö 1:ssä (lyhyet radat). Tehtäväsi on auttaa ensikertalaisia ja aloittelijoita eteenpäin ja varmistaa että he nollavat emitin oikein (4 välähdystä). Lähdössä ei ole enää erillisiä paperilähtölistoja vaan ne on korvattu tulosohjelman sähköisellä lähtölistalla johon rekisteröidytään jo myynnissä.

Jos käytössä on kaksi lähtöä (Lähtö 2 pitkille radoille), ohjaa pitkien ratojen lähtijät eteenpäin. Lähtö 1 on aina matkan varrella Lähtöön 2, joka toimii itsepalveluna. Lähdössä on nolla-leimasinten lisäksi kyltit, joista kävijät näkevät lähdön radat.

 

MAALI

Lukijana toimit maalissa ja luet kävijän emit-kortin tiedot tulosohjelmaan sekä keräät laina-emitit pois. Jonon välttämiseksi maalin toiminta pidetään hyvin suoraviivaisena:

  • Pyydä kävijän emit-kortti ja aseta se emit-lukijaan.
  • Tulosohjelma hakee ja näyttää kävijän tiedot sekä tallentaa tuloksen automaattisesti. Kuittaa hyväksytty tulos kävijälle: “Pekka, 58min, OK”
  • Virheellisen tuloksen kohdalla kysy heti “Minkä radan juoksit?” (kts ohjeet alla) ja sen jälkeen ilmoita aika “Seppo, 1.02, ylimääräinen tai puuttuva leima”.
  • Tulosohjelma ilmoitaa laina-emitistä. Kuittaa laina ja ota kortti talteen..

Hyväksytty “OK” tulos (radan kaikki rastit oikeassa järjestyksessä) näkyy tulosohjelmassa automaattisesti oikean radan kohdalla. Ilmoita tulos kävijälle “Pekka, 58min, OK”

Virheellinen tulos näkyy uuden “Rata XX”-otsikon alla:

  • Kysy silloin heti “Minkä radan juoksit?” ja sen jälkeen ilmoita aika “Seppo, 1.02, ylimääräinen tai puuttuva leima”
  • Osoita tulosriviä, käytä hiiren oikeaa näppäintä ja valitse “Siirrä radalle…” ja tulosrivi siirtyy oikean rata-otsikon alle.
  • Jos tulosohjelman huomaama “virhe” oli ylimääräinen leima, tulos näkyy nyt “vihreänä” eli on “OK”.
  • Jos sinulla on aikaa, voit tutkia leimat valitsemalla jälleen hiiren oikealla näppäimelle “Näytä leimaustiedot” jolloin näet puuttuvat ja ylimääräiset leimat.
  • Selkeän virheellisen tuloksen voi merkitä hylätyiksi (esim. puuttuva leima + samassa kohtaa ylimääräinen leima = käyty viereisen radan rastilla).
  • Keskeyttäneet merkitään samalla tavalla hiiren oikeaa näppäintä käyttäen.

Tulosten siirto oikeille radoille (1.5…9km) on tärkeää, jotta tuloslista ei täyty kymmenistä eri “Rata XX” merkinnöistä. Hylkäysten tutkimiseen ja merkintään ei yleensä riitä aikaa. Lisäksi osa puuttuvista leimoista syntyy emit-leimausjärjestelmän virheiden vuoksi.

Tulokset ja väliajat on nähtävissä välittömästi verkkopalvelussa online.helsinginsuunnistajat.fi. MTR-tulosteita ei käytetä.

 

 

Päivitetty 30.5.2017

Copyright Helsingin Suunnistajat ry 2016